Mùa Đại hội đồng cổ đông theo phong cách “bình thường mới”

GIÚP GẮN KẾT CÔNG TY VÀ CÁC CỔ ĐÔNG

Khi mùa Đại hội đồng cổ đông thường niên (ĐHĐCĐ) đến trong một bối cảnh đặc biệt khi đại dịch COVID-19 bùng phát trên toàn cầu, các công ty đã nhận ra tầm quan trọng của việc chuẩn bị sẵn sàng hạ tầng công nghệ kỹ thuật, giúp họ tuân thủ quy định về tổ chức ĐHĐCĐ cho các cổ đông của mình. Trong thời gian cách ly xã hội và đóng cửa biên giới của các quốc gia để phòng chống COVID-19, hình thức ĐHĐCĐ trực tuyến hoàn toàn là giải pháp lý tưởng cho phép tất cả các cổ đông gặp nhau trực tuyến, để nghe báo cáo chính thức của Hội đồng Quản trị (HĐQT) về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty và để quyết định các vấn đề liên quan đến đầu tư của họ trong công ty. Tuy nhiên, đối với các cuộc họp ĐHĐCĐ quy mô lớn, hình thức họp trực tuyến này có thể khó thành công do sự hạn chế về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, sự am hiểu và khả năng sử dụng công nghệ khác nhau của cổ đông hoặc thậm chí do các quy định pháp lý hiện hành của quốc gia hoặc các quy định nội bộ của Công ty không cho phép thực hiện.

ĐHĐCĐ “kết hợp” (hybrid) là hình thức sử dụng công nghệ thông tin để tổ chức một cuộc họp kết hợp việc tham dự trực tiếp và trực tuyến. Hình thức này đang trở nên khá phổ biến và có thể trở thành một trong các lựa chọn để tổ chức ĐHĐCĐ theo phong cách “bình thường mới” cho các công ty Việt Nam. Với tình hình COVID-19 được cải thiện gần đây tại Việt Nam, các biện pháp nghiêm ngặt về giãn cách xã hội đang dần được nới lỏng và xóa bỏ (tuy nhiên các biên giới vẫn bị đóng cửa), việc sử dụng ĐHĐCĐ “kết hợp” có thể là một giải pháp tốt. Hình thức họp này giúp các công ty cho phép các cổ đông trong nước và các nhà đầu tư nước ngoài tham dự trực tuyến và trực tiếp, nhân rộng lợi ích của việc kết nối tất cả các cổ đông, phù hợp với điều kiện và sự linh hoạt của từng cổ đông.

VIOD_icons-11_250x250

ĐHĐCĐ trực tuyến hoàn toàn cho phép tất cả các cổ đông có thể tham dự họp và bỏ phiếu thông qua kết nối trực tuyến thay vì gặp mặt tại một địa điểm.

VIOD_icons_12_250x250

ĐHĐCĐ kết hợp là hình thức phối hợp kết nối cổ đông tham dự họp và bỏ phiếu trực tiếp tại một (hoặc vài) địa điểm với các cổ đông tham dự qua các phương tiện điện tử và bỏ phiếu trực tuyến.

Trong nỗ lực nhằm giảm sự lây lan của đại dịch COVID-19, các cơ quan quản lý của nhiều quốc gia đã cập nhật các quy định để cho phép và khuyến khích các công ty đại chúng có quyền tự do tổ chức ĐHĐCĐ theo hình thức trực tuyến hoặc “kết hợp”. Trong khoảng thời gian cách ly xã hội, vào ngày 20 tháng 3 năm 2020, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước Việt Nam (SSC) đã hướng dẫn[1] công ty đại chúng về việc gia hạn thời gian ĐHĐCĐ thường niên năm 2020, tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến và đảm bảo yêu cầu phòng chống dịch Covid-19.

Thực thi hướng dẫn này, ngày 8 tháng 4 năm 2020, Công ty Cổ phần FPT (FPT) đã trở thành công ty niêm yết đầu tiên tại Việt Nam tổ chức ĐHĐCĐ “kết hợp”. Cuộc họp đã được tổ chức bằng việc kết nối hai phòng họp tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh (với sự tham gia trực tiếp của ban tổ chức ĐHĐCĐ và một số ít cổ đông) với các cổ đông tham gia trực tuyến. Theo biên bản họp ĐHĐCĐ, có 174 cổ đông, cũng là đại diện cho 971 cổ đông khác, tham dự trực tiếp hoặc trực tuyến và thực hiện bỏ phiếu. Số cổ đông dự họp đại diện 67,71% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của FPT. FPT đã sử dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo để xác minh danh tính cổ đông, email và tính hợp lệ của phiếu bầu. Để đảm bảo sự minh bạch tối đa của việc bỏ phiếu tại cuộc họp, FPT đã chọn hình thức bỏ phiếu từ xa. Sau khi xác minh danh tính của các cổ đông, FPT gửi cho cổ đông tờ phiếu bầu kèm theo mã QR với thông tin được mã hóa của từng cổ đông. Các cổ đông cần in phiếu bầu và gửi bản in với đầy đủ chữ ký của họ cho công ty trước ngày họp. Vào ngày họp, khi bắt đầu thực hiện đăng ký cổ đông, Ban tổ chức ĐHĐCĐ đã mở phiếu bầu để kiểm tra tính hợp lệ. Sau khi kiểm tra, các lá phiếu đủ điều kiện được đưa vào hòm phiếu cùng với các phiếu bầu được thu thập từ các cổ đông tham dự ĐHĐCĐ trực tiếp.

FPT là công ty đầu tiên thuộc nhóm VN30 tổ chức ĐHĐCĐ thường niên 2020 theo hình thức kết hợp trực tiếp và trực tuyến.
(Nguồn: Trang điện tử của FPT)

Công ty Cổ phần Đầu tư Nam Long (NLG) đã chọn một giải pháp khác để bỏ phiếu. Sau khi ĐHĐCĐ trực tuyến được tổ chức vào ngày 25 tháng 4, các cổ đông đã gửi phiếu bầu bằng bản cứng với chữ ký của họ qua đường bưu điện trong vòng 4 ngày tới công ty thay vì bỏ phiếu trực tuyến. Biên bản dự thảo với kết quả bỏ phiếu đã được đăng trên trang điện tử của công ty vào ngày 29 tháng 4 và được chính thức phê chuẩn vào ngày 4 tháng 5 năm 2020. Với cách tiếp cận này, ĐHĐCĐ được coi là hoàn thành trong khoảng 9 ngày thay vì một ngày so với cuộc họp trực tiếp thông thường như trước.

Gần đây, Sacombank và Tập đoàn Đầu tư Thế giới Di động (MWG) đã tổ chức ĐHĐCĐ “kết hợp” vào ngày 5 tháng 6 năm 2020 và ngày 6 tháng 6 năm 2020, với cơ chế bỏ phiếu trực tuyến. Vinamilk tổ chức ĐHĐCĐ thường niên 2020 theo phương thức trực tuyến hoàn toàn vào ngày 26 tháng 6 năm 2020, sử dụng cơ chế bỏ phiếu từ xa, với tổng số đại biểu tham dự là 5.094 đại biểu, đại diện cho hơn 1.486 triệu cổ phần, chiếm 85,35% trên tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của Vinamilk. Để chuẩn bị cho ĐHĐCĐ trực tuyến này, Vinamilk đã đăng tải dự thảo thông báo họp và tài liệu họp của mình trên trang điện tử của công ty từ ngày 20 tháng 5 năm 2020 (trước 37 ngày)[2]. Ngoài ra, vào ngày 12 tháng 6 năm 2020, Hội đồng quản trị Vinamilk cũng ban hành quy chế tổ chức ĐHĐCĐ năm 2020 với các quy định rõ ràng để tạo điều kiện và hướng dẫn các cổ đông và các cơ quan liên quan về các bước cần thiết để tổ chức cuộc họp trực tuyến đặc biệt này. Trong những ngày cuối tháng 6 này, một vài công ty niêm yết khác cũng đã lựa chọn hình thức tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến hoặc “kết hợp”.

Các công ty này được coi là những đơn vị tiên phong trong việc tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến (ở chế độ trực tuyến hoàn toàn hoặc kết hợp), là những ví dụ sinh động về việc tổ chức ĐHĐCĐ theo phong cách “bình thường mới” giúp kết nối công ty và các cổ đông giữa lúc đại dịch COVID-19. Tuy nhiên, một ĐHĐCĐ trực tuyến hoàn toàn có thể không phù hợp với tất cả các công ty vì còn phụ thuộc vào trình độ công nghệ và điều kiện của các cổ đông của mỗi công ty.

Nhận định đây đang là xu hướng toàn cầu của việc tổ chức họp ĐHĐCĐ theo phong cách “bình thường mới”, VIOD xin chia sẻ hướng dẫn về các thông lệ triển khai họp ĐHĐCĐ trực tuyến thành công để HĐQT tham khảo. (Tuy nhiên, bên cạnh các thông lệ này doanh nghiệp vẫn cần chuẩn bị đầy đủ các quy trình của một cuộc họp ĐHĐCĐ truyền thống theo các quy định pháp lý).

Việc chuyển đổi từ một cuộc họp cổ đông trực tiếp sang phương thức họp trực tuyến hoặc “kết hợp” có thể cần nhiều thời gian, với nhiều vấn đề phải được xem xét và quyết định trước ngày họp. Tư vấn pháp lý có kinh nghiệm và các đơn vị cung cấp dịch vụ có thể giúp Công ty phân tích các vấn đề, nhưng HĐQT cũng cần xem xét lịch sử các cuộc họp ĐHĐCĐ của công ty, mức độ tham dự của các bên liên quan và văn hóa họp để có lựa chọn phù hợp. 

[1] Công văn số 1916/UBCK-GSĐC v/v tổ chức ĐHĐCĐ thường niên năm 2020.

[2] https://www.vinamilk.com.vn/vi/dai-hoi-dong-co-dong

Xem thêm tại đây tài liệu tham khảo về việc tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến hoặc “kết hợp” tại các nước.